Flex-office et coworking : aménager des espaces de travail en mutation

Auteur : James Konjovic
Publication le : 13 juin 2024

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L’aménagement des espaces de travail connaît une révolution majeure avec l’émergence des concepts de « flex-office » et de “coworking”. En effet, rien qu’entre 2017 et 2021, les bureaux en flex-office sont passés de 6% à 16% en France. Cette croissance n’est pas près de s’arrêter puisque de plus en plus d’entreprises envisagent de passer le cap.

Ce modèle, loin de l’organisation traditionnelle des bureaux, propose une flexibilité accrue, adaptant les espaces de travail aux besoins changeants des employés. Dans un contexte où le télétravail et les nouvelles technologies redéfinissent notre rapport au travail, le flex-office se présente comme une solution moderne et innovante.

Alors, comment s’adapter à cette mutation, parfois déstabilisante, mais aussi pleine de promesses ?

Qu’est-ce que le flex-office ?

Le flex-office, ou bureau flexible, est une approche de l’aménagement des bureaux où les collaborateurs ne disposent plus de postes de travail fixes. Au lieu de cela, ils choisissent chaque jour l’espace de travail qui convient le mieux à leurs activités et besoins. Ce modèle repose sur plusieurs principes clés :

  • Absence de bureaux attitrés : les employés n’ont pas de place fixe, mais utilisent différents espaces selon leurs tâches.
  • Espaces modulaires : les bureaux sont équipés de mobiliers et d’équipements modulaires pouvant être reconfigurés.
  • Technologie : l’utilisation de technologies avancées pour la réservation des espaces, la connectivité et la collaboration.
  • Zones dédiées : des espaces spécifiques pour des activités particulières, comme des salles de réunion, des zones de détente, des espaces collaboratifs, et des zones de concentration.

Le coworking réside sur le même principe, à la différence que les personnes travaillant dans ces espaces ne font pas partie de la même entreprise. Freelances, startups et grandes entreprises partagent des locaux pour en faire des lieux de rencontres et d’échanges. En termes d’aménagement et de mobilier, les enjeux sont les mêmes que pour le flex-office.

Avantages, inconvénients et enjeux des espaces de coworking et flex-office

Les avantages de ces nouvelles organisations du travail sont nombreux :

  • Optimisation de l’espace : En éliminant les postes de travail fixes, les entreprises peuvent optimiser l’utilisation de leur espace, réduisant ainsi les coûts immobiliers.
  • Flexibilité et agilité : les employés peuvent choisir l’espace le plus adapté à leurs besoins du moment, favorisant ainsi une plus grande flexibilité, agilité et autonomie dans le travail.
  • Collaboration accrue : la diversité des espaces encourage la collaboration et les échanges informels entre collègues.
  • Satisfaction et bien-être : en offrant un environnement de travail varié et adaptable, le flex-office peut augmenter la satisfaction et le bien-être des employés, réduisant ainsi le stress et favorisant la productivité.
  • Adaptation aux nouvelles formes de travail : le flex-office permet une meilleure adaptation aux nouvelles pratiques, telles que le télétravail ou les horaires flexibles.

Toutefois, l’implémentation du flex-office peut rencontrer certains obstacles : 

  • Dépersonnalisation : ce modèle peut dépersonnaliser les espaces, affectant le sentiment d’appartenance à l’entreprise.
  • Manque d’habitude : le changement permanent peut être source de stress pour les employés. 
  • Confidentialité : la nature ouverte du flex-office peut poser des problèmes en matière de sécurité des données et de confidentialité des discussions.
  • Échanges dématérialisés : mal conçus, ces bureaux peuvent favoriser les échanges par mails plutôt que les conversations directes entre les collaborateurs.

Aussi, pour réussir la transformation de ses bureaux et méthodes de travail, l’aménagement et le mobilier jouent un rôle fondamental. Il est indiqué d’inclure les collaborateurs dans ce processus, de la prise de décision jusqu’à son implémentation, via un accompagnement au changement.

Nos conseils en aménagement et mobilier pour réussir sa transition vers le flex-office

La conception d’un espace de flex-office ou de coworking exige une approche sur-mesure. En effet, ce modèle implique de penser soigneusement l’aménagement d’espaces diversités, adaptés aux différentes activités (zones de réunion, de collaboration, de détente, de concentration, de confidentialité…).

Des sièges ergonomiques aux bureaux modulables, chaque pièce de mobilier contribue à façonner l’expérience de vos utilisateurs, en leur offrant un environnement propice à la productivité et au bien-être.
Découvrez notre sélection de mobilier adapté aux espaces de travail partagés.

Espaces de concentration : installez des cabines pour téléphoner tranquillement ou se concentrer sur une tâche (Space by Mute Design), des cabanes confortables, idéales pour réfléchir et créer (Treehouse by Bejot), des canapés à roulettes pouvant être disposés n’importe où (Nomad by Connection), ou encore des cloisons mobiles pour créer des espaces calmes et insonorisés (Aline work by Alias).

Espaces hybrides : optez pour des meubles multifonctions pour vous affranchir des normes de travail classiques, comme des îlots permettant de s’assoir seul ou en groupe (Workland by Las) ou des tables fonctionnelles pour s’adapter à toutes les configurations et besoins (Picnic by +Halle, Four Real by Four Design)

Espaces communs : choisissez des meubles adaptés à la collaboration, à l’échange et à l’harmonie, comme de grandes tables polyvalentes (Wing by True Design), des chaises réglables à roulettes (Rollingframe by Alias), des casiers intelligents (Galaxy by Martex), ou des solutions tout-en-en ultra fonctionnelles (Boards by Brunner).

Espaces de réunion : créez des lieux propices à l’échange, la créativité et la collaboration grâce à du mobilier agile, qu’il s’agisse d’ensembles modulables (What if we fly by Interstuhl, Atreo by Alea) ou de meubles spécifiques, comme des tables de conférence intégrant l’électronique (Ray by Brunner) et des sièges aussi élégants que confortables (Gorka by Akaba).

Le flex-office représente une transformation majeure du milieu de travail, répondant aux besoins de flexibilité, de collaboration et de bonheur des collaborateurs. Bien que son implémentation puisse poser certains défis, les avantages potentiels en font une option attrayante. En adoptant une approche réfléchie, les entreprises peuvent tirer pleinement parti des bénéfices de ce nouveau modèle d’aménagement des espaces de travail.

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